Glosarium Kearsipan
— Dalam kegiatan Kearsipan, terdapat banyak istilah dan alat-alat yang
digunakan untuk mengarsip. Kebanyakan dari nama tersebut masih asing
bagi orang-orang yang awam tentang dunia kearsipan. Bagi kamu yang
sekarang sedang mengambil jurusan Administrasi Perkantoran, di bawah
ini kami berikan penjelasan tentang istilah dan nama alat-alat
kearsipan.
1. Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder.
2. Caption
Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan dokumen/arsip untuk tujuan penyimpanan (filing).
3. Cardex
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan
laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat
semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu index.
4. Duplikasi
Salinan atau tembusan (surat) yang serupa benar (mirip) dengan arsip aslinya.
5. Filing cabinet
Lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci atau lebih.
6. Financial record
Arsip-arsip yang berisi catatan-catatan mengenai masalah keuangan.
7. Folder
Map yang tidak dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan
kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map
ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukkan ke
dalam kotak arsip secara vertikal.
8. Guide
Lembaran kertas tebal atau karton manila yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah antara jenis subjek/klasifikasi dalam
penyimpanan arsip.
9. Hanging folder
Folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi besi penggantung ini
adalah untuk dipasang pada gawang/pengait yang ada di dalam filing
cabinet.
10. Inventory record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris.
11. Kartu indeks
Kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan.
12. Map snelhecter
Map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini tidak mempunyai daun
penutup. Arsip yang akan disimpan di dalam map snelhecter terlebih
dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.
13. Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen (cap nomor).
14. Ordner
Map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat
besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan perforator.
15. Out slip
Lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
16. Out folder
Satu map pengganti untuk ditempatkan di tempat map yang telah dipinjam.
17. Perforator
Alat untuk melubangi kertas/kartu.
18. Personal record
Arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
19. Production record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
20. Rotary
Alat semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsipnya dilakukan
secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan
tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat, dari logam atau besi,
dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
21. Sales record
Arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan.
22. Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
23. Standarisasi
Penyesuaian bentuk (ukuran, kualitas) dengan pedoman/standar yang telah ditetapkan.
24. Stopmap folio
Map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya. Daun penutup ini
berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh.
25. Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil,
seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kaartu lain yang memiliki jatuh
tempo.
26. Roll O'Pack
Lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem. Memudahkan
dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruang. Efektif digunakan
untuk perusahaan yang memiliki arsip berjumlah sangat banyak
27. Kartu Tunjuk Silang
Adalah alat bantu dalam menemukan arsip selain dengan kartu indeks.
Digunakan untuk arsip yang mempunyai lebih dari satu
judul/caption/nama; dan jika arsip/surat yang disimpan memiliki lapiran
dokumen lain yang disimpan di tempat berbeda.
Istilah-istilah di atas akan selalu kamu jumpai di dalam kegiatan
kearsipan. Beberapa alat seperti perforator pasti sudah kalian kenal
sebelumnya dengan nama pembolong kertas, dan perforator adalah nama yang
benar untuk alat tersebut.
0 komentar:
Posting Komentar